"როდესმე დაფიქრებულხართ სად წავიდა ბოლო 5 წელი?"
ვიქტორ პელევინი

ძალიან ხშირად ყველა ადამიანის ცხოვრებაში დგება ისეთი მომენტები, როდესაც უბრალოდ შეუძლებელია დაგროვილი შემთხვევების მოცულობის გამკლავება. და სანამ ახლა ვმუშაობ ჩემი შემდეგი დავალების შესრულებაზე, ჩემს თავში გამუდმებით ტრიალებს გადაუჭრელი პრობლემების მთელი რიგი. გამუდმებით ფიქრი, რომ დრო არ გაქვს რაიმე მნიშვნელოვანის გასაკეთებლად, ხელს უშლის დასახულ ამოცანაზე კონცენტრირებას. და როცა გადაუჭრელი საქმეების რაოდენობა თოვლის ბურთივით იწყებს ზრდას, ის უკვე კატასტროფის პროპორციებს იღებს.

მაგრამ სინამდვილეში, პრობლემა არ არის ისეთი რთული, როგორც ერთი შეხედვით ჩანს.

როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები. დროის მართვის საფუძვლები

ასეთი პრობლემების გადასაჭრელად არსებობს დროის რაციონალური ორგანიზების, ანუ სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, დროის მართვის მეთოდი. თანამედროვე სამყაროში დრო უფრო ღირებულია, ვიდრე ფული, რადგან ფულისგან განსხვავებით, დროის დაბრუნება ან დაგროვება შეუძლებელია. თქვენი სამუშაო დროის მართვის უნარები დაეხმარება ადამიანს ბევრად უფრო სწრაფად მიაღწიოს თავის მიზნებსა და ამოცანებს და ამავე დროს გამონახოს საკმარისი თავისუფალი წუთები მეგობრებთან კომუნიკაციისთვის და მისი სულიერი განვითარებისთვის.

ამის გარკვევაში დაგეხმარებათ GTD მეთოდი, რომელიც წარმოადგენს დროის მენეჯმენტის ერთ-ერთ სფეროს.

საქმის კეთება, GTD (ინგლისურიდან ითარგმნა როგორც „საქმის დასრულებამდე“, მაგრამ უფრო ხშირად არასწორად - „როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები“) არის დევიდ ალენის მიერ შექმნილი და მის მიერ აღწერილი წიგნში პირადი ეფექტურობის გაზრდის ტექნიკა. ამავე სახელწოდებით, რომლის პირველი გამოცემა გამოიცა 2001 წელს და ითარგმნა 23 ენაზე.

დროის მენეჯმენტის კლასიკურ მოდელს აქვს გარკვეული მკაცრი საზღვრები, გულისხმობს თქვენი საქმეების მკაფიო დაგეგმვას, გვირჩევს ნაბიჯების გაანგარიშებას და პრიორიტეტების დასახვას. ექსპერტ დევიდ ალენის მიერ შემოთავაზებული ახალი მეთოდი ეხმარება დროის მართვაეს ბევრად უფრო მოქნილია და თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ საგნები თქვენი შეხედულებისამებრ, ვიდრე მიბმული იყოთ მკაცრ ყოველდღიურ განრიგზე, რაც ამოცანას ბევრად აადვილებს და უფრო სწრაფად გიბიძგებთ თქვენი მიზნების მიღწევაში. ეს მეთოდი შეიძლება იყოს შესაფერისი არა მხოლოდ მსხვილი ბიზნესმენებისთვის, რომლებიც ზრუნავენ თავიანთი გეგმების სწრაფ შესრულებაზე, არამედ ჩვეულებრივი დიასახლისებისთვისაც, რომლებიც გეგმავენ დროს სახლის მოვლა-პატრონობას.

ეს სისტემა ეფუძნება დევიდ ალენის დაშვებას თავისუფალი აზროვნების აუცილებლობის შესახებ. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თქვენ უნდა გაათავისუფლოთ თქვენი გონება ყველა ზედმეტი ფიქრისგან, რომელიც თქვენს თავში ტრიალებს. შემდეგ კი მიმდინარე სამუშაოები ბევრად უფრო სწრაფად და ეფექტურად დასრულდება. ამ ანგარიშით GTD სისტემაიძლევა მკაფიო ინსტრუქციებს, რომლის შემდეგაც შეგიძლიათ არა მხოლოდ პრობლემის იდენტიფიცირება, არამედ მისი სწრაფად მოგვარებაც. როგორც წესი, ადამიანები დიდ დროს ხარჯავენ უაზრო მსჯელობაზე, რაც ანელებს დაკისრებული ამოცანების შესრულების პროცესს. მეთოდით შემოთავაზებული რეკომენდაციების მკაცრად დაცვით, თქვენი ცნობიერება ყოველთვის სუფთა დარჩება და თქვენი სამუშაო იქნება 100% ეფექტური.

ჩვენ ვაკეთებთ დავალებების, ამოცანების, პრობლემების ჩამონათვალს

პირველი, რაც უნდა გააკეთოთ, იდეის ავტორის აზრით, არის ქაღალდზე გადატანა ყველა თქვენი საზრუნავი და ფიქრი, რომელიც ამ მომენტში გიჭირთ. ჩამოწერეთ ყველაფერი, რაც ახლა ტრიალებს თქვენს თავში - ყველა დიდი რამ, პატარა რამ, მნიშვნელოვანი და არც ისე მნიშვნელოვანი, ზოგადად, ყველაფერი. გაათავისუფლეთ თქვენი ცნობიერება იმისთვის, რომ შეასრულოთ დავალება ამ მომენტში. ჩანაწერები შეიძლება გაკეთდეს ქაოტური თანმიმდევრობით, უბრალოდ ჩაწერეთ ყველაფერი, რაც გონზე მოდის. არ არის აუცილებელი საკითხების დაუყოვნებლივ კლასიფიკაცია მნიშვნელობის მიხედვით. თუ რაიმეს გამოტოვებთ ან არ დაამატებთ სიას, ის მუდმივად ტრიალებს თქვენს თავში, რაც ართულებს კონცენტრირებას.

მაგრამ ახლა სამუშაოების სია შედგენილია, რა ვუყოთ ამ სიას?

სწორი კითხვების დასმა

მეორე ნაბიჯი არის თქვენ მიერ დაწერილი სიის ანალიზი.

მოდით გონებრივად დავუსვათ სიის თითოეულ პუნქტს შეკითხვა: "Ეს რა არის?".
ეს კითხვა საშუალებას გაძლევთ დაალაგოთ შემთხვევები მათი მნიშვნელობის მიხედვით.

მეორე კითხვაა: "საჭიროა ეს ქმედება?"

თუ პასუხი უარყოფითია, შემდეგი ქმედებები უნდა შესრულდეს:
- გადადოს გადაწყვეტილება უკეთეს დრომდე;
- ჯერ-ჯერობით დაივიწყეთ ის საკითხი, რომელიც არ იმსახურებს თქვენს ყურადღებას;
- ცოტა ხნით არქივში ჩადეთ.

თუ კითხვაზე პასუხი დადებითია, აუცილებელია უშუალოდ შესრულებაზე გადასვლა და პრობლემის პრაქტიკული გადაწყვეტის დასახვა. შეისწავლეთ პრობლემა, თუ თქვენ გჭირდებათ გარკვეული დროის დახარჯვა მის განხორციელებაზე, მაშინ ის ავტომატურად იქცევა პროექტად. ეს ჩანაწერი შეიძლება გაკეთდეს ცალკე ფურცელზე. და თუ, მიმდინარე საკითხის განხილვისას, მისი გადაჭრის გზა დაუყოვნებლივ გვთავაზობს, მაშინ აზრი აქვს ამ საქმის დაუყოვნებლივ გაკეთებას, რათა არ მოხდეს გადაუჭრელი პრობლემების დაგროვება.

როდესაც ერთი ნაბიჯი არ არის საკმარისი თქვენი მიზნის მისაღწევად, ჩნდება რამდენიმე ვარიანტი არსებული სიტუაციიდან გამოსვლისთვის:

- ჩაწერეთ საკითხი დღიურში მის ვადამდე,
— განათავსეთ ის თქვენს მნიშვნელოვან სამუშაოთა სიაში, რათა შეასრულოთ ის თქვენთვის მოსახერხებელ დროს.

ამ თეორიით შემოთავაზებული ყველა საფეხურის თანმიმდევრული გავლით, თქვენ შეგიძლიათ ისწავლოთ პრიორიტეტების სწორად დადგენა და მკაფიო ღირებულებითი სისტემის აგება. მეტიც, ამ ყველაფრის გაკეთება თავადაც შეგიძლია, თუნდაც რაიმე განსაკუთრებული ნიჭის გარეშე. და კითხვა " როგორ მოაწესრიგოთ თქვენი საქმეები"აღარ დაგიდგება წინ.

GTD (Getting Things Done) არის პროდუქტიულობის სისტემა და ამავე სახელწოდების წიგნი ბიზნეს მწვრთნელის დევიდ ალენის მიერ. მთავარი მიზანია გქონდეს დრო იმისათვის, რომ გააკეთო ის, რაც აუცილებელია, მაგრამ მეტი დრო დაუთმო იმას, რაც სიამოვნებას განიჭებს.

საქმის გაკეთება ხშირად ითარგმნება რუსულად, როგორც „საქმის მოწესრიგება“, თუმცა უფრო ზუსტი იქნება „საქმის ბოლომდე მიყვანა“. დამეთანხმებით, უფრო მნიშვნელოვანია არა ამოცანების სიებში ჩაყრა, არამედ მათი დასრულება. სწორედ ამიტომ გჭირდებათ სიების შედგენა, პრიორიტეტების განსაზღვრა და გრაფიკის შედგენა.

და რატომ არის ეს საჭირო?

GTD-ის პრინციპებით მუშაობა გაგიადვილდებათ თქვენი საქმეების მართვა. ყოველივე ამის შემდეგ, ამ ტექნიკის მთავარი უპირატესობა ის არის, რომ ყველა თქვენი დავალების შესახებ ინფორმაცია კონცენტრირებულია ერთ ადგილას, რათა თქვენ შეგიძლიათ უყოყმანოდ გადახვიდეთ ერთი დავალებიდან მეორეზე.

რა განსხვავებაა GTD-სა და დავალების ჩამონათვალს შორის?

ჩამონათვალში ჩვენ ჩვეულებრივ ჩავწერთ მხოლოდ ყველაზე მნიშვნელოვან ნივთებს და არ ვწერთ ნაკლებად მნიშვნელოვან, მცირე დავალებებს. და ამაოდ. ისინი თქვენს თავში ტრიალებს, ყურადღებას გაფანტავთ თქვენი სამუშაოდან და თქვენი ეფექტურობა ეცემა. GTD-ის ერთ-ერთი მთავარი პრინციპი არის აბსოლუტურად ყველაფრის გადაღება. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ განტვირთოთ თქვენი ტვინი და გამოიყენოთ მთელი მისი რესურსი სამუშაოდ.

ეს სისტემა ნამდვილად სწორია ჩემთვის?

GTD აქტუალურია სხვადასხვა პროფესიის, ასაკისა და სოციალური სტატუსის მქონე ადამიანებისთვის. დევიდ ალენმა, რომელმაც ჩამოაყალიბა სისტემის პრინციპები, ჩაატარა კურსები ISS ასტრონავტებისთვის, როკ-მუსიკოსებისთვის და დიდი კომპანიების აღმასრულებლებისთვის.

როგორც დევიდ ალენმა განუცხადა Lifehacker-ს, სისტემა შეიძლება იყოს თანაბრად ეფექტური ან თანაბრად უსარგებლო როგორც მოზარდისთვის, ასევე დიდი კომპანიის აღმასრულებელი დირექტორისთვის. თქვენ უნდა გქონდეთ გარკვეული აზროვნება, გიყვარდეთ ორგანიზება და დაგეგმვა.

კარგი, რა უნდა გააკეთო?

GTD სისტემაში მკაცრი წესები არ არსებობს. მაგრამ არსებობს ძირითადი ოპერაციული პრინციპები:

1. შეაგროვეთ ინფორმაცია და ჩაწერეთ ყველაფერი.ჩაწერეთ ამოცანები, იდეები და განმეორებადი ამოცანები ბლოკნოტში ან აპლიკაციაში. ამავდროულად, სია ყოველთვის ხელზე უნდა იყოს, რათა არ თქვათ: „ამას მოგვიანებით დავამატებ“. ყველაზე პატარა და უმნიშვნელო დავალებაც კი უნდა ჩაიწეროთ, თუ ამას ახლა არ აკეთებთ.
2. დაწერეთ განმარტებები.არ უნდა იყოს ისეთი ამოცანები, როგორიცაა "მოემზადე შვებულებისთვის". დაყავით დიდი ამოცანები კონკრეტულ, მართვად ქმედებებად (გააგზავნეთ ესა თუ ის დოკუმენტები სავიზო ცენტრში, იყიდეთ პირსახოცი და სათვალე, ჩამოტვირთეთ რუკები თქვენს ტელეფონში). ტიპიური ამოცანების სიით, ჩვენ უფრო მეტ დროს ვხარჯავთ გაშიფვრაში, ვიდრე შესრულებაში. დიახ, თუ შეგიძლიათ დელეგირება, დელეგირება.
3. დაადგინეთ თქვენი პრიორიტეტები.სიის თითოეული პუნქტისთვის მიუთითეთ კონკრეტული თარიღი და ვადა. საჭიროების შემთხვევაში დაამატეთ შეხსენებები. არსებითად, ეს მუშაობს როგორც სიასთან, ასევე კალენდართან. ამ ეტაპზე უნდა გქონდეთ დარწმუნებული, რომ ნამდვილად არ დაგავიწყდებათ არაფერი.
4. განაახლეთ თქვენი სიები.სამუშაოების სიები სწრაფად მოძველდება: რაღაც კარგავს აქტუალობას, რაღაც გადაიდება მომავლისთვის. სისტემა უნდა მუშაობდეს თქვენთვის. ასე რომ, დარწმუნდით, რომ ყოველთვის გაქვთ კონკრეტული მოქმედებების სია, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დაიწყოთ დაუყოვნებლად.
5. Იმოქმედე.როდესაც ყველაფერი მოწესრიგებულია, შეგიძლიათ დაიწყოთ თქვენი გეგმების განხორციელება. აირჩიეთ საქმე სასურველი კატეგორიიდან, ნახეთ რა კონკრეტული ქმედებებია საჭირო თქვენგან და იმუშავეთ. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ განახორციელოთ დიდი პროექტები.

ყველაფერი ერთ სიაში უნდა ჩაიწეროს?

არა, ჯობია რამდენიმეს გაკეთება, მაგრამ ერთ ადგილას შეინახეთ. მაგალითად, შეინახეთ რამდენიმე სია თითოეული სამუშაო პროექტისთვის, საყოფაცხოვრებო სამუშაოების სია, შესასწავლი სიები, იდეების სია და მომავალში შესაძლო პროექტები - რასაც თქვენი ფანტაზია იძლევა.

არის რაიმე სპეციალური ხელსაწყოები?

აპები და ვებ სერვისები მოიცავს Wunderlist-ს, Trello-ს, Any.do-ს, MyLifeOrganized-ს, ნებისმიერ შენიშვნების შემსრულებელს ან ჩვეულებრივ ფაილს Google Docs-ში. თუ შეჩვეული ხართ ქაღალდზე შენიშვნების აღებას, შეგიძლიათ გამოიყენოთ იგი.

არიან ფაილური სისტემის თაყვანისმცემლები. სამუშაო მაგიდაზე იქმნება ერთი საერთო საქაღალდე, მასში არის რამდენიმე თემატური და თითოეული ინახავს შესაბამის სიებსა და საჭირო მასალებს.

ზოგადად, აირჩიეთ ის, რაც თქვენთვის მოსახერხებელია.

მთავარი მოთხოვნა: ხელსაწყო ყოველთვის ხელზე უნდა იყოს, რათა დავალების თავიდან ქაღალდზე ან აპლიკაციაში გადატანა შეძლოთ. მაგალითად, როცა შენი უფროსი მოდის შენთან და ახალ დავალებას გაძლევს და ამ დროს სხვა რამეზე მუშაობ.

როგორ მივიღოთ მეტი ღირებულება GTD-დან?

ნებისმიერი პროდუქტიულობის სისტემა არ იმუშავებს, თუ ბრმად გამოიყენება. იმისთვის, რომ მაქსიმალურად ისარგებლოთ, შეცვალეთ იგი თქვენთვის და შემდეგ ყველაფერი გამოვა.

დიახ, არცერთ სისტემას არ შეუძლია თქვენთვის ყველაფერი გააკეთოს, ასე რომ ძალიან ნუ გაიტაცებთ სიების შედგენას, არ დაგავიწყდეთ ზომების მიღება. GTD არის ინსტრუმენტი, რომელიც დაგეხმარებათ გათავისუფლდეთ სტრესისგან და არ დაივიწყოთ არაფერი. მაგრამ როგორ მართავთ თქვენს დროს, თქვენზეა დამოკიდებული.

გამარჯობა! იგორ ზუევიჩი კავშირშია და დღეს ჩვენ გესაუბრებით იმაზე, თუ როგორ მართოთ თქვენი დრო. თქვენ გაიგებთ, რომ არსებობს სისტემა, რომლითაც შეგიძლიათ მარტივად გაუმკლავდეთ დროის მართვის პრობლემებს.

მოდით განტვირთოთ ჩვენი ტვინი დევიდ ალენის სისტემის გამოყენებით. ვის არ დაუჭერია თავი იმის ფიქრში, რომ კარგი იქნებოდა დღის ერთი საათით ან თუნდაც ორი საათით გაზრდა? ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გააკეთოთ ყველაფერი, რაც დაგეგმეთ.

ცხოვრების თანამედროვე ტემპი, ყოველდღიური მზარდი ინფორმაციის ნაკადი, მუდმივად წამოჭრილი საკითხების გადაჭრის აუცილებლობა - ეს ყველაფერი იწვევს იმას, რომ ადამიანები მუდმივად გრძნობენ დროის ნაკლებობას. სად და როგორ ვიპოვოთ დამატებითი დრო ყველაფრის გასაკეთებლად?

თქვენი დროის მართვის უნარი ერთ-ერთი ყველაზე სასარგებლო უნარია ადამიანის ცხოვრებაში.

დევიდ ალენი გვთავაზობს წესრიგის სისტემას ბიზნესში

დევიდ ალენმა მოიფიქრა ასეთი სისტემები. მის სისტემას ჰქვია "საქმის დასრულება", რაც ნიშნავს "საქმის მოწესრიგებას".

სანამ დაწერდა იმაზე, თუ როგორ უნდა მოწესრიგებულიყო ყველაფერი და ისწავლო როგორ გამოვიყენო დრო ეფექტურად და პროდუქტიულად ამ შესანიშნავი და ადვილად წასაკითხი წიგნის გამოყენებით, დევიდ ალენმა გამოსცადა თავისი თეორია საკუთარ თავზე, მეგობრებსა და ნაცნობებზე, რომლებსაც ურჩევდა სისტემის პრინციპების დაცვით.

GTD სისტემის საფუძვლები ძალიან ნათელი და მარტივია. ადამიანის ტვინი წააგავს კომპიუტერს, რომელიც შეიცავს ბევრ ფაილს, საქაღალდეს და პროგრამას.

ყოველდღიურად იზრდება ინფორმაციის მოცულობა, სულ უფრო მეტი ახალი საქაღალდე იქმნება. RAM იკეტება, მეტი დრო იხარჯება საჭირო დოკუმენტების ძებნაზე და კომპიუტერზე მუშაობა უფრო და უფრო რთული ხდება.

იგივე ხდება ადამიანის თავში. ტვინს არ შეუძლია წარმატებით გაუმკლავდეს ახალი ამოცანების ყოველდღიურ მოსვლას და ინფორმაციის მზარდ რაოდენობას.

GTD სისტემის შემდეგ, თქვენ უნდა გადმოტვირთოთ ყველა საკითხი, პროექტი, საზრუნავი, აზრი თქვენი ცნობიერებიდან, გადაიტანოთ ყველა ინფორმაცია ქაღალდზე ან გამოიყენოთ ელექტრონული ვერსია.

როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები

იმისათვის, რომ ყველაფერი მოწესრიგდეს, თქვენ უნდა დაყოთ ყველა არსებული ინფორმაცია 4 საქაღალდეში.

1. პირველი საქაღალდე შეიცავს შემთხვევებს, რომლებიც საჭიროებენ გადაწყვეტას უახლოეს მომავალში (შემდეგი მოქმედებები).
2. მეორე საქაღალდე არის მიმდინარე პროექტებისთვის.
3. გადადებული ამოცანები და პროექტები შეიცავს მესამე საქაღალდეში.
4. დაე, მეოთხე საქაღალდე იყოს ოცნების საქაღალდე (ყველაფერი, რაც ნამდვილად გინდა, მაგრამ ჯერ არ დადგა დრო ამის რეალიზაციისთვის).

როგორც ჩანს, თუ ინფორმაციას აანალიზებთ, ძვირფასი დრო იკარგება. ეს არასწორია. ინფორმაციის სისტემატიზაციას გაცილებით ნაკლები დრო დასჭირდება, ვიდრე ინფორმაციის ნაგვით სავსე თავში გამუდმებით გათხრა და მუდმივად იმავე კითხვებზე დაბრუნება.

როდესაც თქვენი თავი გათავისუფლდება მრავალი ამოცანისა და შესასრულებელი საქმისგან, ნათელი და მკაფიო გაგება მოდის, თუ რა ქმედებებია საჭირო თქვენი მიზნების მისაღწევად.

უსარგებლო თავში შეიძლება დაიბადოს იდეები, რომლებიც არ დაიკარგება აზრების ნაკადში, ჩნდება ახლის შექმნისა და შექმნის უნარი.

მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ შეუძლებელია ერთდროულად რამდენიმე საქმის სწრაფად მართვა. ნებისმიერი სამუშაოს შესრულება მოითხოვს ყურადღებას და გარკვეულ ძალისხმევას.

გაცილებით ადვილია კონცენტრირება და ძალისხმევის წარმართვა ჯერ ერთი ამოცანის შესრულებაზე, შემდეგ კი მეორეზე. სამუდამოდ უნდა დაივიწყოთ მულტიტასკინგი.

მოქმედებების შესრულება და დაგეგმილი ამოცანების თანმიმდევრული შესრულება შესაძლებელს ხდის უფრო სწრაფად და თავდაჯერებულად გადაადგილდეთ დასახული მიზნისკენ ზედმეტი აურზაურის გარეშე, ასევე საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ დამატებითი დრო, რომელიც შეიძლება გამოიყენოთ დასვენებისა და გართობისთვის.

როგორ ავიცილოთ თავიდან პრობლემები თქვენი დროის მართვით

ალენი ყველა პრობლემის მთავარ მიზეზად ასახელებს პიროვნების მიერ შეთანხმებების დარღვევას, როგორც შიდა, ასევე გარე. სხვა ადამიანებთან დადებული შეთანხმებები გარეა, მაგრამ საკუთარ თავთან შეთანხმება შიდაა. ყველა შეთანხმების დარღვევა და დაპირებების შეუძლებლობა იწვევს უარყოფით შედეგებს და ძირს უთხრის თავდაჯერებულობას.

ავტორი თვლის, რომ ამ პრობლემის ოპტიმალური გადაწყვეტა არის ხელშეკრულების გადახედვის შესაძლებლობის გამოყენება, ანუ კორექტირების შეტანა. თუ დაპირების შესრულება შეუძლებელია, მაშინ ის უნდა გადაიხედოს და დრო და რესურსი გამოინახოს პრობლემის წარმატებით მოსაგვარებლად.

დევიდ ალენის სისტემა

GTD სისტემას წარმატებით იყენებს მთელ მსოფლიოში მილიონზე მეტი ადამიანი. ეს ხელს უწყობს პიროვნული პროდუქტიულობის უფრო მაღალ დონეზე ამაღლებას, რაც დიდ სარგებელს მოაქვს საქმიანი ადამიანებისთვის, რაც მათ უფრო წარმატებულს ხდის.

გარდა ამისა, ის საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ ბევრი სტრესი, რაც თანამედროვე სამყაროს პრობლემაა. დევიდ ალენის სისტემა საკმაოდ მარტივია, მაგრამ მის ყოველდღიურ ცხოვრებაში გამოსაყენებლად და შედეგის მისაღებად საჭიროა გარკვეული თვითდისციპლინა და ორგანიზებულობა.

იმისათვის, რომ ისწავლოთ თქვენი დროის მართვის ხელოვნება და თავი ბედნიერად და წარმატებულად იგრძნოთ, თქვენ უბრალოდ უნდა გახადოთ ამ სისტემის პრინციპები პირად ჩვევად (როგორიცაა კბილების გახეხვა და სახის დაბანა).

თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ წაიკითხოთ წიგნი GTD სისტემის შესახებ, ან შეგიძლიათ თანდათანობით განახორციელოთ ავტორის მიერ გაჟღერებული რეკომენდაციები თქვენს ცხოვრებაში. წიგნის საფუძველზე, თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი საკუთარი პერსონალური სისტემა.

ყველა თავის არჩევანს აკეთებს.

დიდი სურვილითა და დაჟინებით შეგიძლია შეცვალო ყველაფერი ცხოვრებაში და მიაღწიო ყველაფერს. ყველას შეუძლია გახდეს თავისი დროის ოსტატი.

როგორც ხედავთ, თუ კვლავ გსურთ დევიდ ალენის სისტემის გამოყენება, უმჯობესია გამოიყენოთ ამ სტატიის რჩევები. როგორც ყოველთვის, მთავარია სწორად იმოქმედო და წარმატებას მიაღწევ. უმჯობესია ვიმოქმედოთ ერთად და იმ ადამიანებთან ერთად, რომლებსაც უკვე აქვთ გამოცდილება და შედეგი. მობრძანდით ჩვენს პროგრამებზე და ამავე დროს გამოიმუშავეთ მეტი!

Შენთან ერთად,
- იგორ ზუევიჩი.

Მოწონებული? დააწკაპუნეთ " Მე მომწონს"
დატოვეთ კომენტარი ამ სტატიაზე ქვემოთ

საქმის დასრულება (GTD) - საქმეების დასრულება ან როგორ მოვაწესრიგოთ საქმეები- დროის მართვის ტექნიკა, რომელიც დაარსდა დევიდ ალენის მიერ და აღწერილია ამავე სახელწოდების წიგნში.
მეთოდის მთავარი იდეა ისაა, რომ ადამიანმა უნდა განიტვირთოს თავი ზედმეტი რუტინული ინფორმაციისგან გარე საშუალებებზე გადატანით, იქნება ეს ქაღალდების უჯრები, დღიური წიგნი თუ ელექტრონული ორგანიზატორი.

დევიდი გთავაზობთ ალგორითმს დიდი რაოდენობით ინფორმაციის ეფექტურად დამუშავებისთვის თქვენი დროის ორგანიზებისთვის.

GTD მეთოდის მიხედვით, შემომავალი ინფორმაცია უნდა დამუშავდეს 5 ეტაპად:

1. კოლექცია
2. დამუშავება
3. დახარისხება
4. გათვალისწინება
5. მოქმედება...

ეს არის მენეჯმენტი" ჰორიზონტალურად”- მიმოხილვა ყველაფრისა, რაც ამ მომენტში თქვენს ყურადღებას იპყრობს.
მოდით შევხედოთ ამ ეტაპებს უფრო დეტალურად.

კოლექცია

მთავარი იდეა ისაა, რომ თქვენ მიერ მიღებული ნებისმიერი დავალება, იდეა, ინფორმაცია და ა.შ. უნდა ჩაიწეროს რაიმე საშუალებებზე: ქაღალდზე, ფოსტაზე, ლეპტოპში ან ჯიბის კომპიუტერში. შესაძლოა, თქვენ გამოიყენებთ სხვადასხვა ინსტრუმენტებს სხვადასხვა შემომავალი ინფორმაციის ჩასაწერად. ეს არ არის მთავარი. მთავარი ის არის, რომ თქვენ:

არაფერს დაგივიწყებ
განტვირთეთ თქვენი თავი დიდი რაოდენობით რუტინული ინფორმაციისგან.

ქაღალდზე ჩაწერილი ინფორმაცია შეიძლება შეგროვდეს უჯრებში, ფაილებში ან კონკრეტულ საქაღალდეებში გაგზავნილ წერილებში და ა.შ. შეგროვების ხელსაწყოებიდან გამომდინარე.

ინფორმაციის შეგროვების ფაზამ რომ იმუშაოს, 3 პირობა უნდა დაკმაყოფილდეს:
1. ყველა დავალება უნდა იყოს ჩაწერილი და შენახული თქვენს კოლექციურ სისტემაში და არა თქვენს თავში.
2. თქვენი ინფორმაციის შენახვა (უჯრა, პროგრამა ან სხვა) არ უნდა იყოს ბევრი (რაც ნაკლებია, მით უკეთესი)
3. რეგულარულად უნდა დაცარიელოთ (რას ნიშნავს დაცლა, ქვემოთ იქნება განხილული) თქვენი ინფორმაციის შენახვის საშუალებები

2. დამუშავება

შეგროვებული ინფორმაცია მუშავდება შემდეგი ალგორითმის მიხედვით:

აიღეთ "Inbox" საცავის შემდეგი ზედა ელემენტი.

თუ ელემენტი მოითხოვს მოქმედებას და მას ცოტა დრო სჭირდება (5 წუთამდე), მაშინ ამას ვაკეთებთ მაშინვე, ან ვაძლევთ მას ვინმეს, ან გადავადებთ, თუ დავალება დიდ დროს მოითხოვს.

თუ "შემოსულების" პუნქტი არ საჭიროებს მოქმედებას, მაშინ ამ ნივთს არქივში ვტოვებთ საცნობარო ინფორმაციის სახით, გადავაგდებთ ამ ერთეულს ან ვათავსებთ "ოდესღაც, შესაძლოა" სიაში.

იმ ამოცანებზე მუშაობის ორგანიზებისთვის, რომლებიც საჭიროებენ შემდგომ მოქმედებას, აუცილებელია ასეთი ამოცანების დაყოფა რამდენიმე სიაში:

შემდეგი მოქმედებები

თქვენ უნდა გქონდეთ შემდგომი კონკრეტული ქმედებების სია, რომლებიც უნდა განხორციელდეს. მხოლოდ ამ შემთხვევაში შეძლებთ რაც შეიძლება ეფექტურად იმუშაოთ, „დაფქვათ“ საქმეების დიდი რაოდენობა.

პროექტები

ამოცანები, რომლებიც საჭიროებენ ერთზე მეტ მოქმედებას თავიანთი მიზნების მისაღწევად, არსებითად პროექტებია. მაგალითად, პრეზენტაციისთვის მოსამზადებლად უნდა დაურეკოთ ორგანიზატორებს, გადაიხადოთ შენობის ანგარიში და ა.შ. თითოეული პროექტისთვის შემდგომი ქმედებები უნდა განისაზღვროს.

გადადებული

თუ დავალება გადაცემულია ან რაიმე მიზეზით შეიძლება დასრულდეს ცოტა მოგვიანებით, მაშინ ასეთი ამოცანები უნდა განთავსდეს ცალკე სიაში.

ოდესმე ალბათ

არის ამოცანები, რომლებიც ამჟამად არ არის აქტუალური, გაურკვეველია იქნება თუ არა აქტუალური სამომავლოდ, მაგრამ არის შესაძლებლობა, რომ ისინიც ცალკე სიაში მოხვდნენ.

დევიდ ალენი გვირჩევს უარი თქვას დღის კლასიკურ ხისტ დაგეგმვაზე, როცა მთელი დღე წუთ-წუთშია დაგეგმილი. ასეთი დაგეგმვა პრაქტიკაში იშვიათად გამოიყენება, რადგან თქვენ ნებისმიერ დროს შეიძლება განადგურდეთ და გეგმები შეიძლება შეიცვალოს.

დავითი თვლის, რომ ამოცანები იყოფა რთულ და რბილად.

მოქნილი ამოცანებიგადადით მარტივ სიაში. ეს არის ამოცანები, რომლებიც შეიძლება შესრულდეს დროის ნებისმიერ მომენტში, ასე რომ, მათი შესრულება შესაძლებელია. საშუალო ადამიანისთვის დავალებების უმეტესობა ამ კატეგორიას მიეკუთვნება.

რთული ამოცანები- ეს არის ამოცანები, რომლებიც დაკავშირებულია კონკრეტულ დროს. მაგალითად, შეხვედრა, კონფერენცია, დაგეგმილი ზარი, დავალება იწურება.

აზრი აქვს თქვენს კალენდარში მხოლოდ რთული ამოცანების შენარჩუნებას. დღის დასაწყისში გადახედავთ თქვენს კალენდარს და ამოცანების სიას. ყველაზე მოსახერხებელია, როდესაც ამოცანების სია და კალენდარი მდებარეობს ერთ გვერდზე - უფრო ადვილია დაგეგმვა. თუ დღის დასაწყისში არ არის დაგეგმილი რთული ამოცანები, მაშინ შეგიძლიათ შეასრულოთ მოქნილი დავალებები თანმიმდევრობით: დროის, ენერგიისა და რესურსების ხელმისაწვდომობიდან გამომდინარე, თქვენ ასრულებთ დავალებებს უმაღლესიდან ყველაზე დაბალ პრიორიტეტამდე. როგორც კი დადგება დრო რთული დავალების შესრულებისთვის, თქვენ შეისვენეთ, დაასრულეთ რთული დავალება და შემდეგ დაუბრუნდით სიის ამოცანების შესრულებას. ეს არის ყველაზე მოქნილი, მარტივი და მოსახერხებელი გზა დაგეგმვისას, როდესაც მუშაობთ საქმეების დიდ რაოდენობასთან.

გათვალისწინება

შექმნილი სიები საჭიროებს პერიოდულად გადახედვას, მათში შემავალი ამოცანების შესრულებას. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ასეთი სიების შედგენას აზრი არ აქვს. მომავალი მოქმედებების ჩამონათვალში ამოცანები უნდა იყოს დალაგებული თანმიმდევრობით: ყველაზე მნიშვნელოვანიდან ყველაზე ნაკლებად მნიშვნელოვანამდე. თუ გსურთ დაასრულოთ შემდეგი დავალება სიიდან, თქვენ იღებთ ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანას სიიდან, რომელიც ახლა შეგიძლიათ შეასრულოთ ხელმისაწვდომი დროის, ენერგიისა და რესურსების საფუძველზე.

მოქმედება

ორგანიზებული სისტემა უნდა იყოს მარტივი ისე, რომ ადამიანმა უფრო მეტი დრო დაუთმოს თავად საქმიანობას, ვიდრე სწორედ ამ აქტივობის ორგანიზებას.

ხელსაწყოები

თავის წიგნში დავითი აღნიშნავს, რომ მეთოდოლოგია პირველ ადგილზეა.
როდესაც შემუშავებულია მარტივი და ეფექტური მეთოდი, მაშინ უკვე შეგიძლიათ აირჩიოთ ინსტრუმენტები.

უჯრები, მაგიდა, ქაღალდი

ინსტრუმენტებს შორის ის გვთავაზობს: ფურცლები, უჯრები, მაგიდა. თუ თითოეული დავალება ან იდეა იწერება ცალკე ფურცელზე, რომელიც მოთავსებულია „Inbox“ უჯრაში, მაშინ ასეთი ფურცლები ადვილად გადაიტანება უჯრადან უჯრაში და ადვილად დალაგდება.

დევიდი თავის წიგნში ასევე აღნიშნავს ზემოდან ქვევით დაგეგმვას. ის იყენებს მიზნების, პროექტების და ამოცანების „ზემოდან“ განხილვის ანალოგიას:

1. მიმდინარე საქმეები;

2. მიმდინარე პროექტები;

3. სამუშაო პირობები;

4. მომავალი წლები (1-2 წელი);

5. ხუთწლიანი პერსპექტივა (3-5 წელი);

6. სიცოცხლე.

ჩვენი მკითხველი ოლეგ ბონდარენკო გვიზიარებს თავის დადასტურებულ GTD სისტემას მისი საქმეებისა და მთელი ცხოვრების ორგანიზებისთვის. საიდუმლო არ არის, რომ ჩვენ თითქმის ყველაფერი ვიცით GTD-ის და მსგავსი მექანიკის შესახებ, მაგრამ იშვიათად ვახერხებთ მათ დიდხანს გამოყენებას. დარწმუნებული ვართ, რომ ამ სფეროში წარმატების ისტორია თქვენთვის საინტერესო იქნება.

შემოსულ დავალებებს, იდეებს, აზრებს ვანაწილებ შემდეგნაირად:

• ყველაფერი, რისი გადატანაც შესაძლებელია სხვა შემსრულებელზე, მაშინვე ვშორდები. მე დავამატებ შეხსენების ამოცანას "შეამოწმეთ შესრულება".
• რა შეგიძლიათ გააკეთოთ ახლა 5-15 წუთში? ვჯდები და ვაკეთებ.
• რაც მეტ დროს მოითხოვს ან ახლა შეუძლებელია. ეს ასევე მოიცავს შეხსენების ამოცანებს, როგორიცაა „XXX პროექტის სტატუსის შემოწმება“. მე მაშინვე შევიყვან ჩემს ტელეფონზე ან Google Tasks-ის ამოცანების სიაში - ყველაფერი სინქრონიზებულია.
• რა არის საინტერესო და შეიძლება იმედის მომცემი. მე მათ თაიგულად ვყრი Evernote-ში. კვირაში ერთხელ გადავხედავ და ვახარისხებ რვეულებში. რაღაც ამოცანებში გადაიზრდება.

მეტი დეტალი მე-3 პუნქტზე.

ამოცანების სიის წარმატებით შესანარჩუნებლად აუცილებელია მონაცემთა მართვისა და მოპოვების ხარჯების მკაცრი ფორმალიზაცია და მინიმიზაცია. ეს მიიღწევა შემდეგნაირად.

თითოეულ დავალებას აქვს სტრუქტურირებული სახელი, როგორიცაა: პროექტი | ობიექტი | მოქმედება

პროექტი– ეს არის ამოცანების დიდი დაჯგუფება, შემოკლებული კოდი, როგორიცაა HOME, OFFICE, CLIENT1, ... თითოეული პროექტისთვის უნდა იყოს საშუალოდ 1-10 დავალება. თუ პროექტისთვის თანმიმდევრულად მეტი დავალებაა, მის ნაწილს გამოვყოფ დამატებით პროექტს. ამრიგად, ამოცანების დაჯგუფება ყოველთვის ერთდონიანია. როგორც პრაქტიკამ აჩვენა, ამოცანების უფრო ვიზუალური დაჯგუფება მრავალ დონის ხის სახით, ფაქტობრივად, ზედმეტად შრომატევადია და ამცირებს სისტემის ეფექტურად გამოყენების მოტივაციას.

პროექტში ამოცანების ძიება ხორციელდება ძირითადი ფუნქციების გამოყენებით: ძებნა ან დახარისხება - ჩემი საყვარელი მეთოდი.

Საგანი- ეს არის ობიექტი ან პირი, რომელზედაც საჭიროა მოქმედება. აქ ყველაფერი მარტივია.

მოქმედება- ელემენტარული მოქმედება, რომელიც უნდა შესრულდეს ობიექტზე.

კიდევ ერთი კრიტიკული წერტილი: ყველა დავალება შეიცავს აღსრულების თარიღი. თუ არ ხართ დარწმუნებული დავალების შესრულების თარიღში, დააყენეთ მიმდინარე. თუ დანიშნავთ მიმდინარე თარიღს და სხვას არაფერს გააკეთებთ, ხვალ დავალება იქნება ვადაგადაცილებულ სიაში და მასზე გადაწყვეტილების მიღება მოგიწევთ. მაგალითად, ჩასვით ის ჩანაწერებში ცხოვრების შესახებ.

ზოგჯერ, გარკვეული პროექტისთვის, ჩნდება ამოცანების სია, რომელთა შესრულების დრო და თანმიმდევრობა ამ დროისთვის უცნობია. ამ შემთხვევაში ვქმნი ფორმის ზოგად დავალებას: Project Tasks. კომენტარებში ჩამოვთვლი დავალებების ჩამონათვალს. დროთა განმავლობაში სიტუაცია ირკვევა, რაღაც იკვეთება, რაღაც სრულდება, რაღაც ცალკე ამოცანად გადაიზრდება. ნებისმიერ შემთხვევაში, თუნდაც ასეთი ჯგუფის ჩანაწერიდან, მე ვადგენ თარიღს, როდესაც აუცილებელია მასთან დაკავშირება და აუდიტის ჩატარება.

და ერთი ბოლო რამ. ჩემს პრაქტიკაში დაახლოებით დავალებების 50% არ სრულდება(ან ვერ შესრულდება) არჩეულ თარიღზე. ბევრი რამ ჩემზე არ არის დამოკიდებული. ისეთი ამოცანები, როგორიცაა „პროექტის სტატუსის შემოწმება“ ზოგადად ხანგრძლივია და პერიოდულ ყურადღებას მოითხოვს. რაღაც ირკვევა და ემატება. ასეთი ამოცანები მუდმივად გადაიდება მოგვიანებით. ეს ნორმალურია (სხვათა შორის, ეს არის ელექტრონული ორგანიზატორების უზარმაზარი პლუსი). განრიგის ხელახალი მუშაობა ასევე სასარგებლოა იმ თვალსაზრისით, რომ ზოგჯერ იწვევს მნიშვნელოვან აზრებს.